Архів

< лютого 2018 >
П В С Ч П С Н
      1 2 3 4
5 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28        

Державні ресурси




МКМР


 

 



 

НОВИНИ
Порядок приймання документів на державне зберігання від джерел комплектування архіву | Друкувати |
Вівторок, 06 лютого 2018 11:05
 altПриймання документів Національного Архівного Фонду (надалі НАФ) від юридичних осіб - джерел комплектування архіву - проводять щорічно за графіками, затвердженими архівом за погодженням з юридичною особою. У разі незначних обсягів документів архів приймає їх один раз на декілька років, але не рідше одного разу на 5 років.
        Підготовку документів фондоутворювача до передавання до архіву (науково-технічне опрацювання, створення довідкового апарату, страхових копій на унікальні документи), а також транспортування документів до архіву здійснюють згідно з вимогами, визначеними законодавством, за рахунок юридичної (фізичної) особи - джерела комплектування, що передає документи.
        Перед прийманням документів представник архіву на місці перевіряє якість упорядкування, фізичний, санітарно-гігієнічний і технічний стан документів. У разі виявлення під час перевіряння пошкоджень документів їх усувають шляхом фумігації, консервації, реставрації тощо за кошти фондоутворювача.
         Документи приймають в упорядкованому стані разом із страховими копіями унікальних документів за затвердженими описами справ (документів) постійного зберігання та оформлюють актом приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання, який складають у двох примірниках за відповідною формою.
         Разом з документами до архіву передають три примірники опису та довідковий апарат до нього. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишають у фондоутворювача (юридичної особи, що передає документи на зберігання).
         Приймання документів здійснюють за описом поодинично в присутності представника фондоутворювача - юридичної особи, що передає документи на зберігання, справ з унікальними документами - подокументно і поаркушно та фіксують відповідним підсумковим записом в опису.
         У разі відсутності справ, документів їх номери та причини відсутності зазначають в акті приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання (у графі "Примітки"), у письмовому поясненні фондоутворювача (юридичної особи, що передає документи на зберігання), що додають до акта, а також у підсумковому запису до опису справ постійного зберігання.
        Юридична особа, що передає документи, зобов'язана вжити заходів щодо розшуку відсутніх справ і документів та притягнення осіб, винних у втраті документів НАФ, до відповідальності згідно із законодавством.
У разі втрати оригіналів документів допускається заміна їх копіями, засвідченими в установленому законодавством порядку.
         Під час першого надходження документів до архіву разом зі справами на постійне зберігання передають історичну довідку про установу - фондоутворювача. При наступних надходженнях подають доповнення до історичної довідки з відомостями про зміни, що відбулися в назві, підпорядкованості, функціях, структурі юридичної особи, складі документів тощо.
    Приймання документів НАФ від юридичних осіб - джерел комплектування недержавної форми власності - здійснюють відповідно до умов договору між власником і архівом із зазначенням у ньому умов користування документами, копіювання (відтворення) цих документів та використання відомостей, що в них містяться.
         Документи, не внесені до НАФ, архів передає до архівних установ сільських, селищних, міських рад, що здійснюють централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду (далі - трудові архіви). Документи, строки зберігання яких закінчилися, вилучають для знищення у встановленому законодавством порядку.
         У разі реорганізації юридичної особи- джерела комплектування архіву її документи впродовж граничних строків, визначених Правилами роботи архівних установ, зберігає правонаступник, а після закінчення строків зберігання документи НАФ передають до архіву на загальних підставах.
         У разі ліквідації юридичної особи документи НАФ підлягають передаванню до архіву: в обов'язковому порядку, якщо ліквідована юридична особа - державної форми власності; згідно з договором - якщо ліквідована юридична особа - приватної форми власності.
        Документи НАФ, що нагромадилися за час діяльності ліквідованої юридичної особи, приймають до архіву на загальних підставах.
         Документи з кадрових питань (особового складу), а також документи, строки тимчасового зберігання яких не вичерпано, ліквідаційна комісія (ліквідатор) передає на зберігання до трудових архівів.
         Документи тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб, строки зберігання яких вичерпано, вилучають для знищення.
         Відбір і знищення документів, строки зберігання яких вичерпано, науково-технічне опрацювання документів, що підлягають зберіганню, передавання цих документів до трудових архівів забезпечує ліквідаційна комісія (ліквідатор).
         У випадку банкрутства ліквідатор передає у встановленому законодавством порядку на зберігання документи банкрута, які відповідно до нормативно-правових актів підлягають обов'язковому зберіганню, забезпечує належне оформлення, упорядкування та зберігання всіх, у тому числі фінансово-господарських, документів банкрута протягом ліквідаційної процедури.
         Після винесення судом ухвали про ліквідацію юридичної особи - банкрута ліквідатор зобов'язаний забезпечити збереженість архівних документів банкрута і, за погодженням зі спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства або уповноваженою ним архівною установою, визначити місце подальшого їх зберігання.
 
 
Рекомендації
щодо порядку передавання документів юридичних осіб (сільських, селищних, міських рад), що реорганізуються відповідно до Закону України «Про добровільне об'єднання територіальних громад», схвалені протоколом засідання Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України від 07.10.2016 № 4
  1. Передавання  документів юридичної особи (сільської, селищної, міської ради), що припиняється шляхом приєднання, здійснює комісія, створена для передавання справ і майна правонаступнику - юридичній особі (сільській, селищній, міській раді) об'єднаній територіальній громаді.
     До складу комісії залучаються керівники архівних відділів районних державних адміністрацій (архівного відділу міської ради), в зоні комплектування яких перебуває юридична особа (сільська, селищна, міська рада), що припиняється, та юридична особа (сільська, селищна, міська рада) об'єднаної територіальної громади.
   2. Юридична особа (сільська, селищна, міська рада), що припиняється, здійснює експертизу цінності документів, що утворилися в її діяльності, науково-технічне опрацювання документів постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу). Погосподарські книги, будинкові книги (для міст районного підпорядкування), документи нотаріальних дій, земельно-кадастрова документація вносяться в окремі описи справ відповідно до зазначених категорій документів. 
Схвалені ЕК юридичної особи (сільської, селищної, міської ради) проекти описів справ та акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, подаються на розгляд ЕК (ЕПК) відповідно до встановленого законодавством порядку.
  3.   Документи Національного архівного фонду передаються в упорядкованому стані за актом приймання-передавання до архівного відділурайонної державної адміністрації (міської ради), в зоні комплектування якогоперебувала юридична особа (сільська, селищна, міська рада), що припиняється.
   4.   Архівні фонди припинених осіб (сільської, селищної,міської ради) закриваються та у подальшому створюється  новий фондюридичної    особи    (сільської,    селищної,    міської    ради)    об'єднаної територіальної громади.
     5.  Юридична   особа   (сільська,   селищна,   міська   рада)   об'єднаної територіальної  громади   відповідно  до  законодавства   створює  архівний підрозділ для тимчасового зберігання архівних документів.
    6. До    архівного    підрозділу    об'єднаної    територіальної    громади  передаються юридичними особами (сільськими, селищними,   міськими радами), що припиняються, в упорядкованому стані за актом:
   - документи, строки зберігання яких не закінчились, у тому числіпогосподарські книги, будинкові книги (для міст районного підпорядкування), документи нотаріальних дій, земельно-кадастрова документація (за описами, що складаються окремо на кожну зазначену категорію документів);
  -     документи з кадрових питань (особового складу) (за відповіднимиописами справ);
-     документи, не завершені у діловодстві (за номенклатурою справ або здавальними описами справ довільної форми). 
7. Документи з кадрових питань (особового складу) за рішенням юридичної особи (сільської, селищної, міської ради) об'єднаної територіальної громади можуть передаватися за описами справ до трудового архіву, що функціонує на території об'єднаної громади.
 
Начальник архівного відділу Іршавської РДА            М.Тернинко
 
 

Анонси подій

ПОНЕДІЛОК
23 квітня 2018 року

Всеукраїнський день психолога

08.00 Нарада керівництва РДА
Горін – голова РДА

10.00 Нарада апарату

Козенюк О.В. – керівник апарату РДА

14.00 Засідання комісії з питань виплати заробітної плати у бюджетних сферах району

Мошкола І.І. –  заступник голови РДА
 

ВІВТОРОК
24 квітня 2018  року
 

08.00 Нарада керівництва РДА
Горін – голова РДА

09.00 -16.00 Особистий  прийом громадян в РДА

Мошкола І.І. –  заступник голови РДА

10.00 Засідання комісії з питань захисту прав дитини

Мошкола І.І. –  заступник голови РДА

11.00 Засідання оргкомітету до Дня аварії на Чорнобильській АЕС

Козенюк О.В. – керівник апарату РДА

13.00 Президія районної ради

14.00 Сесія районної ради
 

СЕРЕДА
25 квітня 2018 року
 

08.00 Нарада керівництва РДА
Горін – голова РДА

09.00 Нарада з питань висвітлення діяльності структурних підрозділів РДА

Козенюк О.В. – керівник апарату РДА

10.00 Виїзна нарада у

с. Лисичово

Горін – голова РДА

13.00 Мітинг-реквієм присвячений черговій річниці аварії на Чорнобильській АЕС (пам’ятний знак чорнобильцям)

Горін – голова РДА
 

ЧЕТВЕР
26 квітня 2018 року
 

День пам’яті жертв аварії на Чорнобильській АЕС

08.00 Нарада керівництва РДА
Горін – голова РДА

13.00 Медична рада Мошкола І.І. –  заступник голови РДА

14.00 Засідання спостережної комісії

Козенюк О.В. – керівник апарату РДА
 

П’ЯТНИЦЯ
27 квітня 2018 року
 

08.00 Нарада керівництва РДА
Горін – голова РДА

10.00-12.00 Пряма телефонна гаряча лінія «Запитуйте – відповідаємо»

Горін – голова РДА

15.00 Підведення підсумків посіву ярих колоскових

Мошкола І.І. –  заступник голови РДА
 

СУБОТА
28 квітня 2018 року
 

День охорони праці 

НЕДІЛЯ
29 квітня 2018 року
 
-

Новини ВРУ