Приймання документів Національного Архівного Фонду (надалі НАФ) від юридичних осіб - джерел комплектування архіву - проводять щорічно за графіками, затвердженими архівом за погодженням з юридичною особою. У разі незначних обсягів документів архів приймає їх один раз на декілька років, але не рідше одного разу на 5 років.
Підготовку документів фондоутворювача до передавання до архіву (науково-технічне опрацювання, створення довідкового апарату, страхових копій на унікальні документи), а також транспортування документів до архіву здійснюють згідно з вимогами, визначеними законодавством, за рахунок юридичної (фізичної) особи - джерела комплектування, що передає документи.
Перед прийманням документів представник архіву на місці перевіряє якість упорядкування, фізичний, санітарно-гігієнічний і технічний стан документів. У разі виявлення під час перевіряння пошкоджень документів їх усувають шляхом фумігації, консервації, реставрації тощо за кошти фондоутворювача.
Документи приймають в упорядкованому стані разом із страховими копіями унікальних документів за затвердженими описами справ (документів) постійного зберігання та оформлюють актом приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання, який складають у двох примірниках за відповідною формою.
Разом з документами до архіву передають три примірники опису та довідковий апарат до нього. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишають у фондоутворювача (юридичної особи, що передає документи на зберігання).
Приймання документів здійснюють за описом поодиночно в присутності представника фондоутворювача - юридичної особи, що передає документи на зберігання, справ з унікальними документами - подокументно і поаркушно та фіксують відповідним підсумковим записом в опису.
У разі відсутності справ, документів їх номери та причини відсутності зазначають в акті приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання (у графі "Примітки"), у письмовому поясненні фондоутворювача (юридичної особи, що передає документи на зберігання), що додають до акта, а також у підсумковому запису до опису справ постійного зберігання.
Юридична особа, що передає документи, зобов'язана вжити заходів щодо розшуку відсутніх справ і документів та притягнення осіб, винних у втраті документів НАФ, до відповідальності згідно із законодавством.
У разі втрати оригіналів документів допускається заміна їх копіями, засвідченими в установленому законодавством порядку.
Під час першого надходження документів до архіву разом зі справами на постійне зберігання передають історичну довідку про установу - фондоутворювача. При наступних надходженнях подають доповнення до історичної довідки з відомостями про зміни, що відбулися в назві, підпорядкованості, функціях, структурі юридичної особи, складі документів тощо.
Приймання документів НАФ від юридичних осіб - джерел комплектування недержавної форми власності - здійснюють відповідно до умов договору між власником і архівом із зазначенням у ньому умов користування документами, копіювання (відтворення) цих документів та використання відомостей, що в них містяться.
Документи, не внесені до НАФ, архів передає до архівних установ сільських, селищних, міських рад, що здійснюють централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду (далі - трудові архіви, якщо такі створені). Документи, строки зберігання яких закінчилися, вилучають для знищення у встановленому законодавством порядку.
У разі реорганізації юридичної особи - джерела комплектування архіву її документи впродовж граничних строків, визначених Правилами роботи архівних установ, зберігає правонаступник, а після закінчення строків зберігання документи НАФ передають до архіву на загальних підставах.
У разі ліквідації юридичної особи документи НАФ підлягають передаванню до архіву: в обов'язковому порядку, якщо ліквідована юридична особа - державної форми власності; згідно з договором - якщо ліквідована юридична особа - приватної форми власності.
Документи НАФ, що нагромадилися за час діяльності ліквідованої юридичної особи, приймають до архіву на загальних підставах.
Документи тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб, строки зберігання яких вичерпано, вилучають для знищення.
У випадку банкрутства ліквідатор передає у встановленому законодавством порядку на зберігання документи банкрута, які відповідно до нормативно-правових актів підлягають обов'язковому зберіганню, забезпечує належне оформлення, упорядкування та зберігання всіх, у тому числі фінансово-господарських, документів банкрута протягом ліквідаційної процедури.
Після винесення судом ухвали про ліквідацію юридичної особи - банкрута ліквідатор зобов'язаний забезпечити збереженість архівних документів банкрута і, за погодженням зі спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства або уповноваженою ним архівною установою, визначити місце подальшого їх зберігання.
Рекомендації щодо порядку передавання документів юридичних осіб (сільських, селищних, міських рад), що реорганізуються відповідно до Закону України «Про добровільне об'єднання територіальних громад», схвалені протоколом засідання Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України від 07.10.2016 № 4
1. Передавання документів юридичної особи (сільської, селищної, міської ради), що припиняється шляхом приєднання, здійснює комісія, створена для передавання справ і майна правонаступнику - юридичній особі (сільській, селищній, міській раді) об'єднаній територіальній громаді.
До складу комісії залучаються керівники архівних відділів районних державних адміністрацій (архівного відділу міської ради), в зоні комплектування яких перебуває юридична особа (сільська, селищна, міська рада), що припиняється, та юридична особа (сільська, селищна, міська рада) об'єднаної територіальної громади.
2. Юридична особа (сільська, селищна, міська рада), що припиняється, здійснює експертизу цінності документів, що утворилися в її діяльності, науково-технічне опрацювання документів постійного, тривалого (понад 10
років) зберігання, з кадрових питань (особового складу). Погосподарські книги, будинкові книги (для міст районного підпорядкування), документи нотаріальних дій, земельно-кадастрова документація вносяться в окремі описи справ відповідно до зазначених категорій документів.
Схвалені ЕК юридичної особи (сільської, селищної, міської ради) проекти описів справ та акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, подаються на розгляд ЕК (ЕПК) відповідно до встановленого законодавством порядку.
- Документи Національного архівного фонду передаються в упорядкованому стані за актом приймання-передавання до архівного відділу районної державної адміністрації (міської ради), в зоні комплектування якого перебувала юридична особа (сільська, селищна, міська рада), що припиняється.
- Архівні фонди припинених осіб (сільської, селищної, міської ради) закриваються та у подальшому створюється новий фонд юридичної особи (сільської, селищної, міської ради) об'єднаної територіальної громади.
5. Юридична особа (сільська, селищна, міська рада) об'єднаної територіальної громади відповідно до законодавства створює архівний підрозділ для тимчасового зберігання архівних документів.
6. До архівного підрозділу об'єднаної територіальної громади передаються юридичними особами (сільськими, селищними, міськими радами), що припиняються, в упорядкованому стані за актом:
- документи, строки зберігання яких не закінчились, у тому числі погосподарські книги, будинкові книги (для міст районного підпорядкування), документи нотаріальних дій, земельно-кадастрова документація (за описами, що складаються окремо на кожну зазначену категорію документів);
- документи з кадрових питань (особового складу) (за відповідними описами справ);
- документи, не завершені у діловодстві (за номенклатурою справ або
'здавальними описами справ довільної форми).
7. Документи з кадрових питань (особового складу) за рішенням юридичної особи (сільської, селищної, міської ради) об'єднаної територіальної громади можуть передаватися за описами справ до трудового архіву, що функціонує на території об'єднаної громади (якщо такий є).
Начальник архівного відділу Іршавської РДА Михайло ТЕРНИНКО
Остання зміна сторінки: 27-11-2020 09:14